V poslu moramo pogosto pospešiti pogovore in transakcije s strankami.Toda nekaterih pogovornih bližnjic preprosto ne bi smeli uporabljati.

Zahvaljujoč besedilu so akronimi in okrajšave danes pogostejši kot kdaj koli prej.Skoraj vedno iščemo bližnjico, ne glede na to, ali pošiljamo e-pošto, spletni klepet, se pogovarjamo s strankami ali jim pošiljamo sporočila.

Toda v skrajšanem jeziku obstajajo nevarnosti: v mnogih primerih stranke in sodelavci morda ne bodo razumeli krajše različice, kar bo povzročilo napačno komunikacijo in zamujene priložnosti za ustvarjanje odlične izkušnje.Stranke se lahko počutijo, kot da govorite nad, pod ali okoli njih.

Na poslovni ravni se »besedilni pogovor« zdi neprofesionalen v skoraj vseh situacijah, razen prijaznega zafrkancija po mobilnem telefonu.

Pravzaprav lahko slabo napisana komunikacija s strankami in sodelavci celo ogrozi kariero, je pokazala raziskava Centra za inovacije talentov (CTI).(Opomba: Ko morate uporabiti kratice, je prejšnji stavek primer, kako to narediti dobro. Ob prvi omembi se sklicujte na polno ime, kratico vstavite v oklepaj in uporabite kratico v preostalem pisnem sporočilu.)

Ko gre torej za komunikacijo s strankami prek katerega koli digitalnega kanala, se morate izogibati tem:

Strogo besedilni pogovor

Z razvojem mobilnih naprav in besedilnih sporočil se je pojavilo veliko tako imenovanih besed.Oxfordski angleški slovar je prepoznal nekaj običajnih besedilnih okrajšav, kot sta LOL in OMG.Vendar to ne pomeni, da so v redu za namene poslovne komunikacije.

Izogibajte se tem najpogosteje uporabljenim okrajšavam v kateri koli elektronski komunikaciji:

• BTW – “Mimogrede”
• LOL – “Laughing out loud”
• U - "ti"
• OMG - "O moj bog"
• THX – “Hvala”

Opomba: Ker je FYI obstajal v poslovni komunikaciji že dolgo pred besedilnimi sporočili, je večinoma še vedno sprejemljiv.Razen tega samo povejte, kaj resnično želite povedati.

Dvoumni izrazi

Recite ali napišite ASAP in 99 % ljudi bo razumelo, da mislite »čim prej«.Čeprav je njegov pomen univerzalno razumljiv, dejansko pomeni zelo malo.Mnenje ene osebe o ASAP se skoraj vedno precej razlikuje od mnenja osebe, ki to obljublja.Stranke vedno pričakujejo, da bo ASAP hitrejši od tistega, kar lahko dostavite.

Enako velja za EOD (konec dneva).Vaš dan se lahko konča veliko prej kot strankin.

Zato se je treba izogibati ASAP, EOD in tem drugim dvoumnim akronimom: NLT (najkasneje) in LMK (obvesti me).

Žargon podjetja in industrije

»ASP« (povprečna prodajna cena) je lahko na vašem delovnem mestu tako priljubljen kot beseda »odmor za kosilo«.Vendar verjetno nima pomena za stranke.Vsi žargoni in okrajšave, ki so vam običajne – od opisov izdelkov do vladnih nadzornih agencij – so strankam pogosto tuje.

Izogibajte se uporabi žargona, ko govorite.Ko pišete, je v redu upoštevati pravilo, ki smo ga omenili zgoraj: črkujte prvič, okrajšavo postavite v oklepaj in uporabite okrajšavo, ko jo omenite pozneje.

Kaj storiti

Jezik bližnjic – okrajšave, akronimi in žargon – v besedilnih sporočilih in e-pošti je OK v omejenem številu situacij.Samo upoštevajte te smernice:

Pišite samo tisto, kar bi rekli na glas.Bi preklinjal, rekel LOL ali delil nekaj zaupnega ali osebnega s sodelavci ali strankami?Verjetno ne.Zato tudi teh stvari ne vključite v pisno strokovno komunikacijo.

Pazi na ton.Morda ste prijazni do strank, vendar verjetno niste prijatelji, zato ne komunicirajte tako, kot bi s starim prijateljem.Poleg tega mora poslovna komunikacija vedno zveneti profesionalno, tudi če gre za prijatelje.

Naj vas ne bo strah poklicati.Zamisel o besedilnih sporočilih in v večini primerov e-pošti?Kratkost.Če morate posredovati več kot eno misel ali nekaj stavkov, bi verjetno morali poklicati.

Postavite pričakovanja.Sporočite strankam, kdaj lahko od vas pričakujejo odgovore v besedilu in e-pošti (tj. ali boste odgovorili ob koncu tedna ali po urah?).

Kopiraj iz internetnih virov